Основные элементы экрана word. Основные элементы окна приложения Microsoft Word
Приобретение практических навыков работы с текстовым процессором - Microsoft Word для Windows
Методические указания к лабораторной работе № 2
по дисциплине "Информатика"
для студентов специальности 200700 "Радиотехника",
200800 "Проектирование и технология радиоэлектронных средств"
Нижний Новгород 2001
Составители Е.Н.Приблудова, С.Б.Сидоров
УДК 621.325.5-181.4
Приобретение практических навыков работы с текстовым процессором - Microsoft Word для Windows: Метод. указания к лаб. работе № 2 по дисциплине "Информатика" для студентов спец. 200700, 200800 / НГТУ; Сост.: Е.Н.Приблудова, С.Б.Сидоров. Н.Новгород, 2001, с.
Изложены краткие сведения о работе с текстовым процессором - Microsoft Word для Windows. Сформулированы задания и порядок выполнения для лабораторной работы.
Редактор И.М.Морозова
Подп. к печ. . Формат . Бумага газетная. Печать
офсетная. Печ.л. . Уч.-изд.л. . Тираж 100 экз. Заказ.
Нижегородский государственный технический университет.
Типография НГТУ. 603600, Н.Новгород, ул.Минина, 24.
Нижегородский государственный
Технический университет, 2001
Цель работы
Практически научить студентов основным приемам работы с Microsoft Word:
Работа с текстом;
Применение шаблонов, стилей и программ мастеров;
Создание собственных стилей;
Создание таблиц;
Использование встроенного графического редактора;
Печать документов.
Краткие сведения
Запуск Microsoft Word для Windows
Рассмотрим один из способов запуска текстового процессора Microsoft Word.Нажав кнопку Пуск, получаем доступ к главному меню, которое тут же раскроется, а через это меню выполняем команду Программы и выбираем необходимую программу - Microsoft Word. Программа будет загружена. На панели задач появится новая кнопка, символизирующая данную программу, т.е. Microsoft Word. Кнопки на панели задач можно использовать для переключения из одной программы в другую. Для этого достаточно щелкнуть мышью по искомой кнопке.
Вид экрана Microsoft Word
Экран Microsoft Word состоит из нескольких элементов (рис. 1). В верхней части экрана расположена строка заголовка, содержащая название программы Microsoft Word. При полноэкранном представлении окна документа рядом с названием программы отображается имя файла документа. Если документу не было присвоено имя, строка заголовка данного окна содержит имя, установленное по умолчанию, например, Документ1, Документ2 и т. д.
В правой части строки заголовка расположены три кнопки:
Нажатие кнопки Развернуть обеспечивает мгновенное увеличение окна. После этого данная кнопка изменяет свой внешний вид и назначение на кнопку Восстановить .
Кнопка Восстановить обеспечивает восстановление первоначальных размеров окна.
Кнопка Закрыть окно обеспечивает закрытие окна данного приложения и выход из него. В случае, когда эта кнопка используется в окне документа, закрывается документ.
Кнопка Свернуть обеспечивает сворачивание окна в кнопку, которая помещается в панель задач. Чтобы обратно развернуть такое окно, достаточно щелкнуть мышью по данной кнопке.
(Подразумевается работа левой кнопкой мыши.)
Под строкой заголовка размещается Строка меню . В результате выполнения щелчка мышью на имени меню открывается ниспадающее меню, содержащее набор команд. Команды можно выбирать как с помощью мыши, так и посредством клавиатуры. Ниже строки меню располагается Панель инструментов с определенным количеством кнопок. Панелей инструментов может быть несколько. Кнопки панели инструментов дублируют основные, наиболее часто встречающиеся команды. Для вызова команды достаточно щелкнуть мышью на соответствующий инструмент. Такой способ вызова команд намного эффективнее обычного пути через меню.
Под панелями инструментов находится Рабочая область с координатными линейками. Рабочая область предназначена для ввода и обработки текста. С помощью координатной линейки можно устанавливать размеры полей страниц и абзацных отступов.
В нижней части окна находится Строка состояния . Это строка содержит некоторую информацию о документе (количестве листов, местоположении курсора и т. д.) или выполняемой команде – то есть при выборе команды или определенного режима поясняется их назначение.
Вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки размещены вдоль правого и нижнего краев рабочего окна. Линейки прокрутки предназначены для передвижения окна редактора над текстом по вертикали и горизонтали соответственно.
Текст вводится с клавиатуры, ввод текста подобен процессу печатания на пишущей машинке.
Рис. 1
Работа с документом
После загрузки Word на экране появляется окно, основными элементами которого являются: панель меню, панели инструментов, область задач, линейки, полосы прокрутки и строка состояния (см. рис.8.1).
Меню раскрывается на экране, если щелкнуть мышью по любому пункту панели меню. Word позволяет автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного пользователя. При открытии меню отображаются наиболее часто используемые команды. Чтобы вывести на экран полный список команд, надо в меню щелкнуть по нижней строке со стрелкой.
Панели инструментов обеспечивают возможность быстрого доступа к наиболее часто используемым командам. Как правило, на экране присутствуют две панели инструментов: Стандартная и Форматирование . В Word имеется 18 панелей инструментов, которые можно выводить или убирать с экрана с помощью команды Вид – Панели инструментов .
Рис. 8.1. Окно Word
Если подвести указатель мыши к кнопке панели инструментов и задержать на некоторое время, появится подсказка с названием кнопки. В диалоговом окне команды Сервис – Настройка на вкладке Параметры находится флажок Отображать подсказки для кнопок , с помощью которого можно установить или отказаться от режима вывода подсказок.
Область задач. Панели задач облегчают выполнение ряда операций текстового редактора. Панель задач может постоянно присутствовать на экране подобно панелям инструментов. Так же как и в диалоговых окнах, на панелях задач размещаются элементы управления.
Отобразить или убрать область задач с экрана можно с помощью команды Вид – Область задач . Если в пункте меню Вид не отражается данная команда, следует активизировать ее в Сервис – Параметры – вкладка Вид – Показывать Область задач .
В области задач может быть расположена одна из восьми панелей задач: Создание документа, Буфер обмена, Обычный поиск, Расширенный поиск, Вставка Картинки, Стили и Форматирование, Слияние, Перевод. Чтобы вывести на экран ту или иную панель задач, надо в строке заголовка области задач открыть список и выбрать из него название панели.
Линейки . В рабочей области экрана Word вверху располагается горизонтальная линейка , слева - вертикальная линейка . С помощью линеек можно изменять поля страниц, абзацные отступы и метки табуляции.
Белые части линеек соответствуют полосе набора текста, серые части – нерабочим областям страницы: полям, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы.
Линейки выводятся и удаляются с экрана с помощью команды Вид – Линейка . Отображение вертикальной линейки в режиме разметки страницы регулируется с помощью переключателя Вертикальная линейка , который находится на вкладке Вид диалогового окна Сервис – Параметры . Единицы измерения устанавливаются на вкладке Общие того же окна. Обычно в качестве единиц измерения используются сантиметры.
Полосы прокрутки отображаются или убираются с экрана с помощью переключателей Показыватьгоризонтальную полосу прокрутки и Показывать вертикальную полосу прокрутки , расположенных в окне Сервис – Параметры – Вид .
Строка состояния содержит информацию о текущем состоянии программы и режимах работы с документом. Отображение строки состояния на экране регулируется с помощью переключателя Показыватьстроку состояния в окне Сервис – Параметры – вкладка Вид .
Как приступить к работе с документом в Word
Документ является основным носителем текстовой информации и объектом труда в сфере управления. Если в организации для делопроизводства используется Microsoft Office, то большинство документов подготавливается с помощью текстового процессора Word, который является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты на создание и оформление документов, позволяя:
- вводить текст с одновременным контролем орфографии и даже стилистики на экране;
- легко вносить исправления и изменения в тексте;
- оформлять документ в соответствии с его назначением;
- сохранить полученный результат для последующего использования;
- добавлять в текст таблицы, графические объекты и т. д.;
- использовать готовые шаблоны документов;
- печатать документ на различных принтерах;
- автоматически создавать указатели и оглавления;
- отправлять документы по факсу или по электронной почте.
Начиная работу с документом, следует открыть приложение Word:
1. Нажмите кнопку Пуск (Start) на рабочем столе.
2. Установите указатель на пункт Программы (Programs).
3. Выберите Microsoft Word. .
Экран Word 2000
Основной экран Word представляет возможности для ввода текста документа, оформления и редактирования и содержит элементы, общие для всех приложений Office (рис. 28).
Рис. 28. Экран Word
Основные элементы экрана Word
Таблица 1. Назначение элементов экрана
| Элементы | Назначение | |
| Кнопка системного меню | Стандартное меню для открытого окна в Windows. Содержит команды, позволяющие восстанавливать, перемещать, максимизировать, минимизировать и закрывать активное окно, переключаться между окнами | |
| Строка заголовка | Название программы и название текущего документа | |
| Координатная линейка | Позволяет устанавливать размеры полей, отступов и табуляции в документе | |
| Строка главного меню | Основные пункты меню программы Word | |
|
Кнопки изменения размеров окна: восстановления максимизации |
Восстанавливают те размеры и положение
окна Word или документа, которые оно имело перед тем, как его
максимизировали или минимизировали |
|
| Стандартная панель инструментов | Набор пиктограмм (значков), служащих для быстрого вызова функций, команд и макросов программы Word | |
| Панель форматирования | Набор пиктограмм, служащих для быстрого форматирования текста документа | |
| Кнопки просмотра | Позволяют изменять режим просмотра документа | |
| Строка состояния | Сведения о текущем документе, положении курсора или о выполняемой задаче. Кнопки в строке состояния действуют как переключатели, позволяющие перейти из одного режима в другой | |
| Линейки прокрутки | Позволяют выводить на экран необходимые фрагменты документа | |
| Бегунок прокрутки |
1. Показывает положение выведенного на
экран фрагмента документа по отношению ко всему документу и позволяет быстро
листать документ (вверх-вниз, влево-вправо). Позволяет быстро листать
страницы документа (вперед-назад). 2. Отображает и позволяет устанавливать параметры страницы, отступы и табуляции |
|
Главное меню - это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие групповые меню, как Файл, Правка, Вид и т. д.
При выборе меню отображается неполный список команд, включенный в группу.
Для отображения всех команд списка следует нажать в меню символ продолжения меню .
Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки и/или функциональные клавиши (рис. 29). Команды, недоступные для Текущего выбора, не высвечиваются.
Команды, которые сгруппированы в меню, вызываются как нажатием левой клавиши мыши, так и с помощью клавиатуры одновременным нажатием клавиши Alt в сочетании с подчеркнутой буквой в имени меню. Кроме того, наиболее часто используемые команды находятся в специальных меню, называемых панелями инструментов.
Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: до
бавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать» скрывать и перемещать существующие панели инструментов.
Рис. 29. Команды меню Правка
Для установки или отключения панелей инструментов необходимо выбрать команду Панели инструментов (рис. 30) из меню Вид (View, Toolbars) или щелкнуть правой кнопкой мыши на свободное поле панели инструментов и выбрать нужную панель из списка контекстного меню.
Рис. 30. Панели инструментов
Пиктограммы (значки) панели служат для быстрого вызова функций, команд и макросов программы Word с помощью мыши. Если указать курсором мыши на какую-либо пиктограмму, то через несколько секунд Word выведет под изображением пиктограммы название команды.
Режимы просмотра документа
Для задач создания и редактирования документов Word предлагает различные режимы просмотра документа. Эти режимы доступны при выборе соответствующей команды из меню Вид или при выборе нужного режима при помощи кнопок переключения режимов просмотра, расположенных в левом нижнем углу экрана документа (см. рис. 28).
Обычный режим просмотра удобен для редактирования, но этот режим не отображает некоторые особенности размещения страницы, заголовка, верхнего и нижнего колонтитула и нумерации страниц.
Режим Разметка страницы отображает каждую страницу документа в том виде, в каком она будет на печати.
Режим Структура показывает текст в иерархическом виде, упорядоченный по уровням заголовков на основе стилей оформления текста документа.
Режим Электронный документ слева показывает текст в иерархическом виде, справа представляет тестовый блок, соответствующий выделенной строке в левой части экрана.
Режим Главный документ используется, если основной документ очень велик,. и требуется разделить его на части и представить в виде поддокументов. Каждый поддокумент имеет свое название и используется при компоновке и редактировании основного документа.
В режиме Во весь экран текст документа занимает полный экран, меню, панели и линейки не отображаются. Для открытия меню необходимо установить курсор на верхнюю ограничительную линию и нажать левую клавишу мыши.
Характеристики масштаба
Word предоставляет пользователю возможность изменять масштаб документа при его просмотре от одной десятой реального размера до двух реальных размеров с помощью команды Масштаб меню Вид (View, Zoom). Кнопка управления масштабом на Стандартной панели инструментов используется для установки масштаба по усмотрению пользователя.
Начиная работу с текстом, выберите режим, котором удобнее работать с документом.
Установка размера полей и формата бумаги
На первом этапе создания документа устанавливается так называемый макет. страницы. Под макетом подразумеваются такие, параметры страницы, как размер, ориентация, поля, разделение текста на колонки, положение колонтитулов и т. д.
Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов, на которых задаются нужные поля для определения области размещения текста. В нашей стране используются для управленческих документов форматы ряда А (некоторые представлены в табл. 2), принятые Международной организацией по стандартизации. При изготовлении служебных бланков используются два основных формата - А4 и А5. Допускается использование бланков форматов A3.Таблица 2. Типовые форматы, используемые в делопроизводстве
| Обозначение | Размер, мм |
| A3 | 297x420 |
| А4 | 210x297 |
| А5 | 148x210 |
| А6 | 148x105 |
Вид страницы документа задается в диалоговом окне Параметры страницы (рис. 31).
1. Выберите в меню Файл команду
Параметры страницы (File, Page Setup).2. Откройте закладку Размер бумаги (Paper Size).
3. Отметьте переключатель Книжная (Portrait) в поле Ориентация (Orientation).
4. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите А4.
Рис. 31.
Параметры страницыТеперь необходимо установить значения полей на странице создаваемого до кумента. Документ должен иметь поля: левое - не менее 20 мм, верхнее - не ме нее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.
1. Перейдите на закладку Поля (Margins) .
2. Установите нужные значения параметров, вводя значения в поля ввода и устанавливая соответствующие переключатели (рис. 32).
Рис. 32. Закладка Поля окна Параметры страницы
Колонтитулы - это текст, рисунок или и то и другое, повторяющиеся на большинстве страниц документа. Колонтитулы обычно размещаются в верхней и/или нижней части страницы.
Таблица 3. Элементы диалогового окна Параметры страницы
| Элемент экрана | Функция |
| Применить | Область действия новых установок полей (используется при разбиении документа на разделы и секции) |
| Зеркальные поля | Поля, зеркально отражающие друг друга (применяются при двухсторонней печати) |
| 2 страницы на листе | Печать двух страниц на бумаге формата А4 |
| Переплет | Увеличение на соответствующую величину внутренних полей |
| От края до колонтитула | Отступ от края страницы до области колонтитула |
| Положение переплета | Положение заданного значения переплета |
Таким образом, заданные установки определяют автоматическое разбиение текста на страницы и ориентацию страницы для создаваемого документа.
1.1. Запустите Windows . Запустите текстовый процессор Word .
1.2. Создайте новый документ на основе шаблона Обычный (команда ФАЙЛ–Создать ).
Сохраните файл под именем Tekst.doc в своей папке.
1.3. Введите указанные ниже параметры настройки программы Word (или проверьте их установку), не снимая ранее установленные другие переключатели.
С помощью команд горизонтального меню ВИД установите: Линейку , Режим Разметка страницы , Панели инструментов – Стандартную , Форматирование и Рисование .
С помощью команды СЕРВИС–Параметры на вкладке Вид установите:
· Показывать: Строку состояния, Горизонтальную и Вертикальную полосы прокрутки, Всплывающие подсказки, Закладки, Затенение полей: Всегда;
· Знаки форматирования – все;
· Параметры режима разметки и Web-документа: рисунки, привязку объектов, границы текста, Вертикальную линейку.
На вкладке Общие установите: помнить список из 4 файлов, единицы измерения – Сантиметры, подтверждать преобразования при открытии. С помощью меню ФАЙЛ–Параметры страницы установите размер бумаги (стандартный – А4) и книжную ориентацию страницы.
На вкладке Поля установите размеры полей: все по 2,5 см. От края до колонтитула: верхнего – 1,5 см, нижнего – 1,5 см.
1.4. Сохраните документ.
Задание 2. Ввод и редактирование текста
2.1. Установите курсор в начало документа, выведите на экран непечатаемые символы, выберите шрифт Times New Roman размером 14 пт и введите следующий текст, выполнив форматирование символов и абзацев:
Основные функции текстовых редакторов
Текстовый редактор – это приложение, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов.
Текстовый процессор Word работает под управлением Windows и может выполнять сотни операций над текстовой и графической информацией.
При работе с документом Word на экране одновременно присутствуют указатель мыши и текстовый курсор (курсор вставки) в виде мигающей вертикальной черты.
Для ввода текста используется главным образом клавиатура. Ввод символов, вставка в документ таблиц, рисунков и других объектов осуществляется в позицию текстового курсора.
2.2. С помощью команды СЕРВИС–Язык–Расстановка переносов установите в документе автоматическую расстановку переносов.
2.3. Объедините текст первых двух абзацев. Разбейте текст первого абзаца на два абзаца.
После первого абзаца вставьте три пустых абзаца. Удалите пустые абзацы.
2.4. Удалите первые три абзаца в буфер обмена с помощью команды меню ПРАВКА–Вырезать .
Команды ПРАВКА–Вставить .
Сохраните документ.
2.5. Перейдите в начало документа (Ctrl+Home ).
2.6. Выделите текст второго абзаца. Измените размеры границ с помощью масштабной линейки – установите отступы слева и справа 2 см.
2.7. Выделите два первых абзаца и удалите их в буфер обмена с помощью кнопки пиктографического меню.
Восстановите удаленный текст с помощью контекстного меню . Выделите любое предложение и удалите его с использование контекстного меню .
Восстановите удаленный текст с помощьюкнопки пиктографического меню.
2.8. С помощью меню ВИД исследуйте различные варианты представления документа, установив поочередно следующие режимы: Обычный, Web-документ, Структура, Во весь экран . Установите Обычный режим, а затем вернитесь к режиму Разметка страницы .
С помощью команды ФАЙЛ–Предварительный просмотр просмотрите документ.
Удалите с экрана знаки форматирования , щелкнув по соответствующей кнопке.
2.9. Сохраните документ.
Задание 3. Форматирование символов и абзацев
3.1. Перейдите в начало документа.
3.2. Выполните с помощью диалогового окна Шрифт следующие операции.
Отформатируйте несколько абзацев текста по-разному, используя разные шрифты, размеры и начертания букв.
Окрасьте текст любых двух абзацев в различные цвета. Верните исходный текст в одном из абзацев.
Установите в одном из абзацев разреженный текст (на 4 пт), в другом – уплотненный (на 1 пт).
Выделите какие-либо два слова и на вкладке Интервал измените положение одного из них на 6 пт выше, а другого – на 3 пт ниже нормального.
Выделите слово «Текстовый ». Переведите его в нижний индекс, а слово «редактор » – в верхний индекс. Переведите слова в обычный текст.
С помощью команды меню ФОРМАТ–Абзац на вкладке Отступы и интервалы выровняйте последовательно четыре абзаца: первый – по левому краю, второй – по центру, третий – по правому краю, четвертый – по ширине.
Выполните цветное обрамление и заливку двух абзацев (ФОРМАТ–Границы и заливка ).
3.3. Сохраните файл.
3.4. Закройте документ.
Лабораторная работа 1.3
Внешний вид экрана Microsoft Wordможно изменять, используя подменю команды ВИД. Обычно мы видим на экране строку командного меню (горизонтальное меню), несколько панелей инструментов, координатную линейку, строку состояния. Набор панелей инструментов, требуемых пользователю, устанавливается с помощью команды ВИД - ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ Назначение каждой кнопки, расположенной на панелях инструментов, можно понять по рисунку, изображённому на этой кнопке, и по всплывающей подсказке, которая появляется, если подвести курсор мыши к интересующей вас кнопке и на некоторое время остановить его там.
Стандартная панель инструментов
Чаще всего стандартная панель располагается под строкой командного меню. На ней находятся кнопки для вызова наиболее часто используемых команд из меню.
ü С помощью всплывающих подсказок ознакомьтесь с назначением всех кнопок, расположенных на стандартной панели инструментов.
Панель форматирования
На ней кроме кнопок вызова команд расположены несколько полей со спускающимися списками. Такие списки раскрываются щелчком на кнопке:
Панель форматирования содержит списки стилей активного документа, шрифтов, размеров символов, кнопки, задающие вид начертания символов, способы выравнивания абзацев, нумерацию или маркировку абзацев, смещение абзацев. Здесь же находятся списки, позволяющие задать внешние границы абзаца, выделение цветом и цвет символов.
Координатные линейки
Вертикальная координатная линейка появляется автоматически рядом с левым полем страницы при установке режима предварительного просмотра или режима разметки страницы. Она используется для установки верхних и нижних полей страницы, а также высоты строк таблицы.
Горизонтальная координатная линейка расположена над окном документа. С её помощью удобно задавать величины абзацных отступов, расставлять знаки табуляции. Включить или отключить изображение горизонтальной координатой линейки можно командой ВИД-ЛИНЕЙКА. Треугольники на горизонтальной координатной линейке используются для задания левой, правой границ абзаца, а также отступа в первой строке. Эта операция выполняется протаскиванием соответствующего треугольника по координатной линейке. Левый и правый нижние треугольники задают положение левой и правой границ абзаца. Верхний левый треугольник задаёт отступ в первой строке абзаца. В начале горизонтальной координатной линейки есть кнопка, с помощью которой можно расставить знаки табуляции. Знаки табуляции определяют то место в строке, куда перемещается текстовый курсор при нажатии клавиши Tab. Их удобно использовать при необходимости ввода информации в столбиках. При этом можно задать способ выравнивания столбика: по левому краю, по правому краю, по центру, по десятичному разделителю. Способ выравнивания столбика задаётся видом знака табуляции. Вид знака табуляции можно изменить щелчком мыши на кнопке. Для задания положения знака табуляции в строке надо установить курсор мыши в нужное место на линейке и выполнить щелчок.
ü Задайте левую границу на 0,5 см, отступ первой строки - на 1,5 см, правую границу установите на 15,5 см.
ü Установите 2 знака табуляции в любых позициях линейки.. Используя клавишу TAB, отработайте быстрое перемещение к указанным позициям. Введите информацию в столбики, отмеченные знаками табуляции. Первый столбик –Фамилии, второй столбик – оценки (всего 5 фамилий).
ü Перейдите к новому абзацу и очистите линейку от табуляторов: ФОРМАТ, ТАБУЛЯЦИЯ, УДАЛИТЬ ВСЕ.
Окно документа
В нём располагается текст обрабатываемого документа. При одновременной подготовке нескольких документов каждый из них располагается в своём окне. Переход из одного окна в другое можно выполнить с помощью команды ОКНО.
Строка состояния
Строка состояния расположена под окном документа. В этой строке выводится справочная информация о текущем состоянии дел, например: текущая страница, положение тестового курсора, индикаторы режимов редактирования. В этой же строке выводится информация о записи файла на диск, о ходе распечатки документа.
ü В качестве текущего шрифта задайте шрифт Times New Roman размером 12 и введите текст:
Текстовый редактор Microsoft Word
Microsoft Word - зарегистрированная торговая марка фирмы Microsoft. Microsoft Word для Windows - это многофункциональная программа обработки текстов. Поскольку эта программа работает в графической операционной среде Windows, на первом месте среди ее достоинств - удобство и наглядность в использовании.
Управление всеми пунктами меню, опциями и командами осуществляется с помощью мыши. Панели инструментов позволяют выполнять часть функций программы, не обращаясь к меню, что экономит время. Дополнительные удобства при работе даёт использование контекстного меню.
